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Dieser Text liefert Hintergrundinformationen**.** Welche Textarten gibt es?
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Um das Leadtime Ticketsystem für das Aufgabenmanagement zu nutzen, sollten Sie zunächst alle Aktivitäten Ihres Unternehmens in einer geeigneten Projektstruktur im System abbilden. Denn jede Aufgabe steht im Kontext eines größeren Projekts – egal ob es sich um einen Kundenauftrag oder ein internes Vorhaben des Unternehmens handelt.
Im Alltag digitaler Dienstleistungsunternehmen begegnen uns typischerweise zwei grundlegende Arten der Zusammenarbeit mit Kunden: Einzelprojekte und fortlaufende Projekte. Beide unterscheiden sich deutlich in ihrer Struktur, ihrem Ablauf und ihrer Abrechnung – und genau diese Unterschiede bildet Leadtime klar und systematisch ab.
Einzelprojekte sind klar abgegrenzte Vorhaben mit definiertem Start und Ziel. Sie beginnen in der Regel mit einem Angebot: Der Dienstleister plant im Voraus, welche Leistungen im Rahmen des Projekts erbracht werden sollen, und legt eine entsprechende Kalkulation vor. Der Kunde prüft das Angebot und nimmt es an – oder lehnt es ab.
Wird das Angebot angenommen, beginnt die Umsetzung. Dabei spielt es für die Abrechnung keine Rolle, wie lange die Umsetzung im Detail dauert – am Ende wird auf Basis des vereinbarten Angebots eine Gesamtrechnung gestellt. Diese erfolgt in der Regel nach Projektabnahme oder Erreichen eines definierten Projektziels.
Anders verhält es sich bei fortlaufenden Projekten. Diese Form der Zusammenarbeit ist typischerweise weniger formell und entsteht oft nach erfolgreicher Projektzusammenarbeit, wenn der Kunde ein Grundvertrauen in die Abläufe des Dienstleisters entwickelt hat. Fortlaufende Projekte bestehen aus einer Vielzahl einzelner kleiner Anfragen, die vom Kunden spontan eingereicht werden – beispielsweise Supportanfragen, kleinere Anpassungen oder kurzfristige Weiterentwicklungen.
In diesen Projekten gibt es in der Regel keine Angebotskalkulation im Voraus. Stattdessen erfasst der Dienstleister während der Arbeit seine Zeiten direkt auf die jeweiligen Tickets. Abgerechnet wird nach Aufwand: Sobald ein Ticket geschlossen wird, wandert es in den Abrechnungsbereich. In der Praxis erfolgt die Abrechnung meist monatsweise gesammelt über eine Sammelrechnung.
Fortlaufende Projekte bleiben in der Regel dauerhaft geöffnet – sie enden nur dann, wenn die Zusammenarbeit mit dem Kunden beendet wird. Bis dahin können beliebig viele neue Aufgaben hinzugefügt, bearbeitet und abgerechnet werden.
Leadtime unterscheidet darüberhinaus grundsätzlich zwischen externen und internen Projekten, und unterscheidet innerhalb dieser Gruppen zwischen laufenden Projekten und Einzelprojekten. Dazu kommt eine weitere Differenzierung nach der Wertgruppe, also ob und in wie weit das Projekt für das Unternehmen Value generiert.
Externe Projekte sind umsatzwirksame Arbeiten, die im Auftrag eines Kunden durchgeführt werden. Sie sind essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg eines digitalen Dienstleistungsunternehmens. Externe Projekte werden in Leadtime in zwei Kategorien unterteilt:
Externe Einzelprojekte sind klar definierte, einmalige, umfangreiche Kundenaufträge, die im Vorfeld geplant und budgetiert, und nach Umsetzung wie angeboten abgerechnet werden.